یکی از گلایه‌هایی که این روزها خیلی زیاد از سوی افراد مختلف می‌شنوم و راه حل برای آن می‌خواهند و البته خودم هم با آن درگیر هستم، دشواری تمرکز و به انجام رساندن کامل کارها است. هر انسانی در زندگی وظایف و مسئولیتهایی دارد که انتظار می‌رود به موقع و با کیفیت لازم به وظایف خود عمل کند تا بتواند زندگی بی دغدغه‌ای را پی بگیرد. هر قصوری در انجام وظایف و مسئولیتها، یعنی کوهی از مشکلات متنوعی که ممکن است سررشته امور زندگی را از دست فرد خارج کند. دنیای حال حاضر با این همه سرعت و چگالی کارهای مختلف آن، دیگر فرصت وقت تلف کردن و انتظارِ نتیجه داشتن نیست. اغلب کارها مدت زمان مشخصی دارند که باید در همان بازه زمانی مشخص شده کار را به ثمر رسانید. اگر هم بازه زمانی رسمی نداشته باشند، اما تعلل و قصور در سروقت رساندن کار، باعث می‌شود که موقعیت کاری، مالی یا زندگی را از دست بدهی. در کتاب معروف آبلوموف، (نوشته گنجاروف) می‌بینیم که آقای آبلوموف به دلیل تنبلی شدیدی که دارد، کارهای ساده‌ای مثل نوشتن یک نامه را تا عید پاک یا بعد از برداشتن محصول گندم به عقب می‌اندازد و به همین دلیل، در آخر خیلی چیزها را از دست می‌دهد از جمله عشقش را. بنابراین اهمیت دارد که بتوانیم تمرکز کنیم و کاری که به عهده ما گذاشته شده است را قبل از اتمام زمان و با نتیجه مناسب به انتها برسانیم. به همین خاطر در اینجا به صحبت در مورد راههایی که می‌شود این مشکل را حل کرد، می‌پردازیم. ناگفته نماند که این حرفها و راه کارها برای خود من هم مهم و شاید درد دلی است برای همدلی در مورد این مشکل که با آن برخورد کرده‌ام:

  1. یافتن دلایل: اولین گامی که برای رفع معضل عدم تمرکز برای به ثمر رساندن کارها باید انجام داد، پیدا کردن دلایل آن است. چه اگر علت مساله ای را ندانیم هرگز نمی‌توانیم به حل آن کمر ببندیم. ممکن است به دلیل مشغله فراوان دچار چنین مشکلی شده باشیم و هر کاری را که انجام می‌دهیم، چندین و چند کار دیگر ردیف شده و هنوز فهرست قبلی تمام نشده است چند کار جدید به آنها اضافه می‌شود.
  • راه حلها: مدیریت زمان کنیم و نه گفتن را بیاموزیم. مرحوم ایرج افشار یک مقاله مفصل دارد با عنوان "نه گفتنها و نرفتنها". در آنجا فهرست کرده است که چه چیزهایی را قبول نکرده است تا بتواند موفق باشد. کار دشواری است اما همیشه جواب می‌دهد. وقتی که بله را می گویی باید تا آخر ماجرا بروی و نمی‌دانی که چه در انتظار تو است. بهترین کار این است که بسنجی این پیشنهاد چقدر اهمیت دارد و چرا باید انجامش بدهی؟ یکی از بهترین ابزارهایی که در این زمینه کمک می‌کند ماتریس آیزنهاور است. در این ماتریس، همه کارها و مسئولیتها به چهار دسته مهم تقسیم شده است که بر اساس اهمیت می‌شود به مدیریت زمان و انجام آنها پرداخت.
  • کارهای مهم و فوری (همین الان انجام بده)
  • کارهای مهم ولی غیرفوری (برایش برنامه ریزی کن)
  • کارهای غیرمهم ولی فوری (واگذار کن و کس دیگری را مأمور انجام آن کن)
  • کارهای غیرمهم و غیرفوری (حذفش کن)

ماتریس آیزنهاور می‌گوید کارهایتان را به دو دسته تقسیم کنید. ۱. آن‌هایی که باید رویشان تمرکز کنید و ۲. آن‌هایی که باید ازشان فرار کنید.

قانون پارتو و آیزنهاور به نوعی مکمل همدیگر هستند. قانون پارتو (یا قانون هشتاد بیست) می‌گوید که ۲۰ درصد اقدامات ۸۰ درصد نتایج را ایجاد می‌کنند. باید تلاش کرد بر روی همان ۲۰ درصد متمرکز شد و زمان بیشتری را برای آن صرف نمود تا نتایج درخشان‌تر شود. هدف ماتریس آیزنهاور نیز همین است. شناسایی آن ۲۰ درصد اقدامات و صرف زمان بیشتر برای آن.

  • راه حلها: فهرست کردن کارها یکی از بهترین روشهای پرداختن به مساله تمرکز در آدمهای پر مشغله است. باید به صورت منظم روزانه و هفتگی کارهایی که باید انجام شود را مشخص کرده، یادداشت کنند و در نهایت بر اساس ماتریس آیزنهاور برای آنها برنامه ریزی کنند. فقط باید دقت کرد که یک مشکل فهرست کردن کارها این است که خیلی وقتها آدم وقتی کاری را در جایی یادداشت می‌کند و خیالش راحت می‌شود که یادش نمی‌رود، بعد یادش می‌رود که باید انجامش هم بدهد. یادداشت کردن کار در فهرست دیگر خیال طرف را راحت می‌کند و فراموش می‌کند که باید برای انجامش اقدام کند.
  1. اراده: زندگی انسان و سرنوشت او به اراده‌اش بستگی دارد. اگر اراده‌ای برای انجام کاری نداشته باشد هیچ اتفاقی نمی‌افتد. اراده انسان از انگیزه‌هایش سرچشمه می‌گیرد. تا نخواهی که گامی برداری هیچ دری هم به روی تو باز نمی‌شود. باید اول با خودت کنار بیایی و بدانی که انجام این کار چقدر برای تو اهمیت دارد و اراده‌ات برای انجام کار را تقویت کنی. یوال نوح هراری در کتاب "انسان خداگونه" می‌گوید ذهن آدم بسیار بیقرارتر و بازیگوش‌تر از آن است که بتوانیم تصورش را بکنیم. دائم در حال پریدن از یک شاخه به شاخه دیگری است و اگر اراده و نظم دقیق آدمی نباشد، نمی‌توان یک کار کامل شده را که حاصل فعالیت ذهنی باشد از انسان انتظار داشت.
  2. سندرم آغاز: بسیاری از کارها بیشتر از آنکه خودشان سخت باشند، شروعشان سخت است. کارهایی هست که مدتها به تأخیر افتاده و وقتی که آن را شروع می‌کنیم متوجه می‌شویم که واقعاً کمتر از یک ساعت وقت لازم داشته اما روزها و هفته‌ها به تأخیر افتاده است. دانشجویان قدیمی من یک نقل قول معروف از گوته که معمولاً نقل می‌کنم را به خوبی به یاد دارند: "کار را شروع کن، ذهن فعال می‌شود، ادامه بده، تمام می‌شود".
  3. بدترین سناریوها: هر وقت برای شروع کاری مشکل داشتید یا در هنگام انجام آن دائم تمرکز خود را از دست می‌دادید، کمی وقت به خودتان بدهید و فکر کنید که اگر این کار را تمام نکنم و نتیجه دلخواه را به دست نیاورم چه اتفاقی برایم می افتد. حداقل تا ده اتفاق ناگوار و وحشتناک ناشی از انجام ندادن کار را برای خودتان فهرست کند. فکر کردن به بدبختهایی که حاصل عملکرد نادرست ما است آدم را به فکر می‌اندازد که دست از بازیگوشی بکشد و کارش را تمام کند. ناگفته نماند که نباید آنقدر پیاز داغ ماجرا را زیاد کرد که از وحشت زیاد کلاً مغز مختل شده و قید کل کار را بزنید.
  4. شیرین‌ترین سناریوها: آدمی موجود پیچیده‌ای است. بعضی‌ها از ترس خیلی کارها را می‌کنند و برخی دیگر با ترس میانه‌ای ندارند و وعده‌های شیرین آنها را به وجد می‌آورد. مثل قرآن که هم عذاب دارد و پاداش. اگر از آن دسته آدمهای خیال پرداز و خوش بین هستید که ترس شما را از کوره به در می‌برد، آن فرصت استراحت که در بالا اشاره شد را بنشینید و به عواقب مثبت و عالی کارتان در صورت تکمیل شدن فکر و فهرست کنید.
  5. حوصله: ذات آدمی گرایش عجیبی به تنبلی و تفریح دارد. دل بریدن از تفریحات و انجام کارها سخت است به ویژه اگر علاقه‌ای هم نباشد و کار هم چندان دلنشین نباشد. اما چه می‌شود کرد، که زندگی سراسر تفریح و لذت نیست و چه بسا که بعضی وقتها بهترین و دلچسب ترین تفریح‌ها کار است. برای انجام هر کاری باید توجه داشت که زمان عنصر مهمی است. هیچ کار و مسئولیتی فوری و مایکروفری نیست و باید با حوصله و پشتکار به نتیجه برسد. هر چه ارزشمندی کار بیشتر باشد، دقت و حوصله بیشتری می‌طلبد. باید صبوری کرد و در ذهن آورد که هر کاری هر چقدر هم سخت باشد با آرامش و حوصله و با زمان مناسب به نتیجه می‌رسد. این سه روش مهمترینها برای حوصله و تمرکز هستند:
  6. چسب تکنیک: یکی از معضلاتی که باعث می‌شود تمرکز به وجود نیاید این است که فرد از جای خودش حرکت کرده و از محیط و فکر کارش دور می‌شود. باید فکر کند که او را با چسبی بسیار قوی به صندلی یا محل کار خود چسنانده اند و تا زمان مشخصی مثلاً یک ساعت امکان جدا شدن از صندلی برایش فراهم نیست. باید حوصله کند تا این زمان به پایان برسد و از وقتش استفاده مفید بکند.
  7. قانون 12 دقیقه: گفته می‌شود که آدمی در شروع هر کاری حداقل 12 دقیقه وقت لازم دارد تا بتواند ذهنش را منسجم کرده و روی موضوع متمرکز کند. بنابراین، تا قبل از دوازده دقیقه از آغاز مطالعه، کار و مسئولیت به هیچ وجه آن را رها نکنید تا ذهن شما فعال شده و کار ره پیش ببرد.
  8. قانون پارکینسون: هیچ کاری زمان مشخصی برای انجام ندارد. بلکه هر چقدر برایش وقت بگذاری از شما وقت می‌گیرد. این قانون تاکید می‌کند که برای هر کاری وقت مناسب آن را بگذاریم و بیهوده برای کاری بی ارزش وقت زیاد تلف نکنیم تا برای کارهای مهمتری که داریم وقت کم بیاوریم.
  9. مدیریت فناوری: ابزارهای فناورانه خیلی زندگی انسان را راحت می‌کنند. اما خیلی وقتها خودشان بزرگترین قاتل وقت می‌شوند. به ویژه موبایل و شبکه‌های اجتماعی و وبگردی که ساعتها وقت را تلف می‌کنند اما عایدی بسیار کمی دارند. ضمن اینکه وقت بسیار زیادی باید بگذاری تا آنها را بشناسی و عملکرد آنها را بیاموزی و تا یاد گرفتی که چطور از آنها استفاده کنی قدیمی شده و نسخه‌های جدید باز همین سیکل یادگیری و وقت گیری را خواهند داشت. باید مدیریت شده و بر اساس هدف از آنها استفاده کرد و خیلی غرق آنها نشد.
  10. نظریه پردازی بیش از حد: خیلی از کارها هستند که فقط باید بلند شد و انجامشان داد ولی بسیار دیده می‌شود که افراد نشسته‌اند و در مورد چند و چون انجام دادن آنها فلسفه بافی کرده و نظریه می‌پردازند. در صورتی که انجام کار چند برابر کمتر از این قفلهای ذهنی و نظریه پردازی برای آغاز وقت می‌گیرد. پس برای خیلی از کارها لازم نیست بیش از حد فکر کنیم و گاهی اصلاً فکر نیاز ندارند و به سرعت انجام شده و پرونده‌شان بسته می‌شود.
  11. آرامش ذهنی: کار کشیدن بیش از حد از مغز باعث خستگی مفرط آن شده و حال و حوصله انجام کارها را از فرد می‌گیرد. لازم است که بین کار و زندگی و استراحت تعادلی برقرار شود و فرصتی برای بازیابی قوای تحلیل رفته ذهنی ایجاد کرد. بسیاری از عملکردهای نابجا حاصل فشار بیش از حد بر مغز و نداشتن فرصتی برای نفس کشیدن و بازسازی ساختار منطقی ذهن است.